La mayoría de las veces iniciamos la documentación de una organización basándonos en los requerimientos de los usuarios y cumpliendo las exigencias diarias de los mismos. Por lo general este método de documentación a la larga nos genera un volumen de documentos que de haber seguido una metodología seria realmente reducido.
No obstante, siempre se puede organizar y optimizar el proceso de documentación. Siempre podemos contar con la actualización y la reestructuración de nuestra sistema de documentos.
Para ello usted puede seguir las pautas que dicta la norma ISO 9001:2008, o sencillamente seguir un modelo creado por usted, que se adapte a sus necesidades y que tal vez sea mas sencillo de usar y aprender por aquellos que se integran a su departamento.
A continuación listare algunos tips para la gestión y control de su documentación.
1. Recuerde que los documentos principales de una empresa es: Manual de la Organización, Manual de Normas y Políticas, etc.
2. Defina el medio de publicación de la documentación y los niveles de acceso a esta.
3. Establezca los estándares para el desarrollo, revisión, aprobación y actualización de su documentación.
4. Establezca los estándares de formato para cada tipo de documento.
5. Por último, defina la forma en que el contenido de los documentos deberá ser internalizado por cada empleado de su organización; la cultura organizacional no es fácil de implantar, pero no es imposible de lograr.
Recuerde que siempre se esta en evolución y constante cambio, déjese fluir con ella.
Dhana.
P.D.: Si deseas más información puedes ubicarla pinchando aquí.
1 comentario:
La documentación siempre es importante. En mi caso, como desarrollador de software con estándares abiertos, es muy importante documentar todo el software, tanto para otros desarrolladores, como para los usuarios; y muchas veces esta documentación marca la diferencia en lo que es y puede llegar a ser un programa.
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