Reconociendo un Proceso

Bien, por lo general se piensa que reconocer un proceso dentro de una organización es algo muy complejo; nada mas fuera de la realidad, si se tienen presentes algunas pautas. Debemos ser observadores para poder identificar los tan preciados procesos.

A continuación listare los aspectos más básicos para realizar nuestro reconocimiento.

1. Será un proceso, si se pueden identificar las entradas y las salidas fácilmente.
2. Igualmente, se debe poder identificar a los clientes y a los proveedores.
3. También debe ser posible identificar el producto final.
4. El alcance del proceso cruza uno o varios limites organizacionales (entorno).
5. La actividad posee un objetivo claro y definido.
6. Dicha actividad puede ser descompuesta en operaciones o tareas.
7. Se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona.

Ahora, las entradas son todos aquellos insumos que se requieren para que la actividad inicie. Las salidas son aquellos productos que se generan como resultado de la actividad, estas salidas pueden ser insumos (entradas) para otra(s) actividad(es).

Los proveedores, son aquellos que nos facilitan los insumos y los clientes aquellos que reciben el producto.

Se entiende por limite organizacional, aquel que diferencia la organización del entorno.

La operación o tarea, es la mínima expresión del trabajo.

Practique y descubrirá que reconocer un proceso es una labor relativamente sencilla.

Dhana.

Documentación

La mayoría de las veces iniciamos la documentación de una organización basándonos en los requerimientos de los usuarios y cumpliendo las exigencias diarias de los mismos. Por lo general este método de documentación a la larga nos genera un volumen de documentos que de haber seguido una metodología seria realmente reducido.

No obstante, siempre se puede organizar y optimizar el proceso de documentación. Siempre podemos contar con la actualización y la reestructuración de nuestra sistema de documentos.

Para ello usted puede seguir las pautas que dicta la norma ISO 9001:2008, o sencillamente seguir un modelo creado por usted, que se adapte a sus necesidades y que tal vez sea mas sencillo de usar y aprender por aquellos que se integran a su departamento.

A continuación listare algunos tips para la gestión y control de su documentación.

1. Recuerde que los documentos principales de una empresa es: Manual de la Organización, Manual de Normas y Políticas, etc.

2. Defina el medio de publicación de la documentación y los niveles de acceso a esta.

3. Establezca los estándares para el desarrollo, revisión, aprobación y actualización de su documentación.

4. Establezca los estándares de formato para cada tipo de documento.

5. Por último, defina la forma en que el contenido de los documentos deberá ser internalizado por cada empleado de su organización; la cultura organizacional no es fácil de implantar, pero no es imposible de lograr.

Recuerde que siempre se esta en evolución y constante cambio, déjese fluir con ella.

Dhana.

P.D.: Si deseas más información puedes ubicarla pinchando aquí.